Dokumenthåndtering som vigtigt fundament for bygherrer

De fleste bygherrer kender det: Dokumenterne i en byggesag kan vokse i hænderne på én, så man taber fokus på dét, der er det væsentlige, nemlig at få nogle bygninger op at stå eller renoveret til god standard. Det er ikke umuligt, at der kan være tilknyttet mere end 50 paradigmer eller basisdokumenter, som principielt alle skal være opdaterede efter gældende lovgivning og regelsæt.

Det udfordrer i særlig grad de små og mellemstore bygherreorganisationer, hvor organiseringen typisk afspejler den praktiske mere end den juridiske del af byggeriet. Ved at anvende forældede dokumenter pådrager bygherrens sig et juridisk ansvar, der kan resultere i uhensigtsmæssige tvister, som ingen i virkeligheden har glæde af.

Fra erkendelse til handling

Denne erkendelse var en gruppe almene boligorganisationer i det jyske nået frem til gennem et byggenetværk, hvor der deles viden og udveksles erfaringer: Hver organisation, hver sin dokumentsamling, som måske godt kunne trænge til et brush up. Derfor besluttede de sig for at samle kræfterne for at skabe en fælles byggehåndbog. Undervejs i processen blev det besluttet at gøre håndbogen digital, så opdateringen af dokumenter, paradigmer og vejledninger er håndterbar og kan foregå løbende. Den digitale projekthåndbog for almene bygherrer er nu er realitet.

Håndbogen er ikke bare en mulighed for at hente opdaterede paradigmer og andre nødvendige dokumenter, der skal gøre byggesagen nemmere for projektledere og driftsfolk. I sin struktur animerer håndbogen til at huske alle delprocesser og -beslutninger – fra det strategiske niveau (hvordan skal vores byggeri være og hvad er vores bæredygtighedsprofil), over det taktiske (hvordan skal vores udbud skrues sammen, så det passer bedst muligt til opgaven og sikrer den rette økonomi) til det operationelle (hvordan organiserer vi os og gennemfører opgaven rent praktisk).

Hjælp til selvhjælp

I Værdibyg-samarbejdet, som producerer vejledninger til byggeriets praktikere, har det længe været praksis at arbejde med praktiker-til-praktiker-logikken. Det sikrer, at problemstillinger bliver konkrete, og at fx sprogbrugen relaterer sig til den kontekst, som vejledningerne skal bruges i.

Selvom en del af dokumenterne i den nye projekthåndbog er traditionelle i juridisk forstand, så er organiseringen af dem beregnet på, at de skal være nemme at finde og bruge – altså tilsvarende ud fra en praktisk logik. Der er erfarne byggefolk, som har taget stilling til, hvilke dokumenter, der er nødvendige, og hvilke der kan være hensigtsmæssige at have adgang til. Det er selvfølgelig stadig den enkelte projektleders eller brugeres ansvar at anvende de rigtige dokumenter til formålet, og dermed er projekthåndbogen hjælp til selvhjælp.

Vejen til bedre byggeri

Dokumenter giver ikke i sig selv bedre byggeri – her spiller den menneskelige faktor stadig en vigtig rolle.

Men jo færre ressourcer, der skal bruges på papirarbejdet, jo flere kan bruges på beboerdialog, research på materialer, løsninger og andre markedsforhold, gennemtænkning af driftskonsekvenserne af de beslutninger, som træffes indledningsvist i planlægningen af et byggeri eller en renovering – alt sammen undersøgelser og overvejelser, der hører med til det at være en kompetent bygherre. Dokumenthåndteringen i byggeriet må således aldrig blive målet, men skal være midlet – eller fundamentet – til at sikre forventningsafstemningen, den smidige byggeproces og den klare ansvarsfordeling. Ved at sikre ensartethed på tværs af byggeorganisationer og byggeprojekter, fås også en bedre ressourceudnyttelse på tværs af værdikæden.

Dokumentbiblioteket i den nye, almene projekthåndbog er indtil videre et lukket forum, tilegnet almene boligorganisationer, men du kan orientere dig i den åbne del af håndbogen her.

Se flere blogindlæg her.