Intet må indtastes mere end én gang. Det var mantraet, da Kristian Lei Kaltoft sammen med sine kolleger i Center for Miljø og Energi ved Aarhus Kommune udtænkte ideen til det, der i dag er kendt under navnet flytjord.dk.
Løsningen er netop blevet tildelt Digitaliseringsprisen 2015 i kategorien for effektivisering.
Tro mig, det kan mærkes, at op mod 34.000 fakturaer nu ikke længere skal indtastes i anden database.
Kristian Lei Kaltoft Projektleder, Aarhus Kommune
– Her kan vi få en smartere værdikæde i samfundet, og flytjord.dk er frem for alt helhedsorienteret. Projektet sætter sig fast i hukommelsen – vi kan rent faktisk bruge det til noget i samfundet, udtaler dommerkomiteen i forbindelse med prisuddelingen.
Før løsningen blev indført var de tusinder af tons jord, der hvert år flyttes i forbindelse med bygge- og anlægsprojekter, ofte lettere at flytte end de mange data, informationer og tilladelser, der fulgte med jorden.
Tung arbejdsgang
– Det var en tung arbejdsgang. Nogle oplysninger skulle hentes i andre it-systemer, noget skulle skrives i hånden med gennemslagspapir, og andre data kunne indtastes i en separat database – men ingen af løsningerne kunne tale sammen. Så der var et stort potentiale for at effektivisere arbejdsgangen for alle parter, siger Kristian Lei Kaltoft.
Niras vandt udbudsrunden til at udforme og udvikle it-løsningen, der i dag fjerner papirbunkerne i hele kæden fra bygherre over rådgiver, myndighed, entreprenør og vognmand til aflæsningsstedet.
– Som bruger går du bare ind på flytjord.dk. Selve hjemmesiden ser overskuelig ud, men nedenunder ligger der en kompleks motor, der tjekker love og regler og automatiserer arbejdsgangen i videst muligt omfang, siger Tom Graven Kvist, der har været Niras? projektleder på flytjord.dk.
Helt ud til brugerne
Et eksempel på de papirbunker, systemet kan fjerne, er Aarhus Havn, der hvert år modtager omkring 34.000 vognlæs jord til at fylde op i Aarhusbugten. Før i tiden skulle hvert enkelt vognlæs manuelt tastes ind i et system, så jorden kunne blive registreret og faktureret.
– Det er igen et eksempel på, at intet må indtastes mere end en gang. Og tro mig, det kan mærkes, at op mod 34.000 fakturaer nu ikke længere skal indtastes i anden database, siger Kristian Lei Kaltoft.
Digitaliseringsprisen er et initiativ fra Digitaliseringsstyrelsen, KL, Danske Regioner, KMD, Rambøll og In2Media.
