Derfor var det med en vis forsigtighed, at virksomheden efterfølgende valgte E-Komplet – en beslutning, der dog viste sig at give ro i maven. På kontoret for snedker- og tømrervirksomheden Jørgen Frandsens Eftf. i Skovlunde sidder indehaver Anne Linnet og hendes to kolleger.
Deres daglige arbejde inkluderer alt fra kundekorrespondance til sagsstyring, bogføring, løn, planlægning og fakturering. Det er derfor vigtigt for de tre kolleger at have en administrativ løsning, der kan skabe et samlet overblik over både forretning og økonomi.
Jørgen Frandsens Eftf. var egentlig startet op med en IT-løsning, men den dækkede ikke de behov, man havde for bl.a. planlægning og sagsstyring. I 2017 begyndte man derfor at lede efter et nyt system, der kunne hjælpe med at skabe overblik og effektivisere de administrative funktioner. Efter at have undersøgt forskellige løsninger på markedet, faldt valget på E-Komplet.
– Vi startede faktisk op med et andet system, men sad egentlig med en dårlig mavefornemmelse, for alle tingene blev sendt ud i byen og vi mistede overblik og føling med tingene. Vi var først lidt skeptiske med at prøve et nyt system, men E-Komplet levede op til vores forventninger og endda mere til – Anne Linnet, indehaver.
Anne fortæller dertil, at der ved opstart af E-Komplet var 3 konduktører, der var noget skeptiske i starten, da de skulle til at bruge systemet med planlægning og sagshåndtering. I dag kan de dog slet ikke forstå, hvordan de har kunne styre sagerne førhen – alt er blevet papirløst, hvilket har lettet adgangen til informationer.
En let løsning til tungt arbejde
Administrativt arbejde kan til tider være tungt og tidskrævende, og derfor var det for Anne og hendes kolleger vigtigt at få et system, der kunne give det fulde overblik over virksomheden – hvilket ifølge Anne, er noget, E-Komplet især har levet op til.
Hos Jørgen Frandsens Eftf. har man nemlig efter overgangen til E-Komplet fået mere tid og overblik – endda mere end forventet. Faktisk, så sparer virksomheden nu så meget tid på de administrative opgaver, at der er sparet behovet for en ekstra kontormedarbejder:
– Der er mange ting, vi ikke længere behøver at lave selv. I E-Komplet kan vi bare trække data ud af systemet, og det sparer en masse tid. Alle på kontoret har adgang til de samme data og alt i systemet snakker sammen. Vi kan hurtigt se, hvad der er udstedt på en sag, hvor mange timer der er brugt samt tilføje udgifter taget fra værkstedet eller bilerne.
En hjælpende hånd til svende i marken
Det er ikke kun for Anne og de andre på kontoret, at arbejdsdagen er blevet lettere. Svendene i marken, der alle er tilkoblet E-Komplet gennem en app på deres mobil, oplever også mere fleksibilitet og overskud i hverdagen:
– Det er blevet meget nemmere og mere fleksibelt for vores svende. De kan selv gå ind på sagerne med app’en, hvor de bl.a. kan indtaste timer.
Anne fortæller endvidere, at app’en ikke blot er en stor hjælp, fordi den sparer svendene for en køretur til kontoret med ugesedler, men også inkluderer en meget nyttig funktion for virksomhedens ordblinde medarbejdere:
– Vi har faktisk mange ordblinde svende, og de er meget glade for app’ens funktion, hvor de kan indtale tekst, og de kan få teksten afspillet. Det hjælper dem meget i deres hverdag.
Stor gevinst trods stor skepsis
Det er altid med en smule skepsis, når man starter op i et nyt system, men vi har været godt hjulpet på vej af medarbejderne i E-komplet. Når vi ringede til hotlinen, var der altid hjælp at få.
Man skal bare i gang med det hurtigst muligt, selvom man synes, det kan virke uoverskueligt, men det betaler sig i den sidste ende, fortæller Anne Linnet.
Fakta
E-Komplet er den digitale redningskrans, der redder byggebranchen fra at drukne i bunker af papir! Med E-Komplet bliver hele forretningen nemlig samlet i én nem og overskuelig løsning, så det er let at bevare overblikket over både forretning og økonomi.
