Mange byggeprojekter i boligforeninger begynder ikke på byggepladsen, men i mødelokalet.
Før håndværkere, udbud og kontrakter kommer der en vigtig beslutningsproces, hvor bestyrelsen skal forklare behovet, svare på spørgsmål og sikre, at beboerne forstår, hvad de stemmer om.
Det sætter MMAKE A/S nu fokus på med en ny guide om beboermøder og generalforsamlinger i boligforeninger.
Ny guide til bestyrelser i boligforeninger
Guiden er målrettet bestyrelser i andelsboligforeninger, ejerforeninger og boligforeninger, der står over for vedligeholdelses- og renoveringsprojekter.
Den gennemgår, hvordan bestyrelsen kan bruge beboermødet til at skabe overblik, før projektet skal behandles formelt på en generalforsamling.
Samtidig forklarer guiden, hvad den byggetekniske rådgiver bidrager med, hvad administratoren typisk hjælper med, og hvad boligforeningen selv skal forberede.
Læs guiden her:
Beboermøder og generalforsamlinger i en boligforening
Et teknisk godt projekt er ikke altid nok
I mange boligforeninger bliver større projekter først rigtigt diskuteret, når de skal til afstemning.
Det kan give problemer.
Hvis beboerne først hører om projektet på selve generalforsamlingen, er der ofte for lidt tid til at forstå behovet, økonomien, tidsplanen og de praktiske konsekvenser.
Derfor anbefaler MMAKE, at bestyrelsen arbejder med beslutningsprocessen tidligere.
Et beboermøde kan bruges til at forklare, hvorfor projektet er nødvendigt, hvad der er undersøgt, hvilke løsninger der findes, og hvad der sker, hvis foreningen udskyder beslutningen.
Beboermødet skal skabe forståelse
Et beboermøde er ikke det samme som en generalforsamling.
Beboermødet er bestyrelsens mulighed for at informere, forklare og tage dialogen med beboerne, før der skal stemmes.
Her kan den byggetekniske rådgiver gennemgå ejendommens tilstand, vise fotos, forklare tekniske fund og beskrive de mulige løsninger.
Det giver beboerne bedre mulighed for at forstå projektet, før de skal tage stilling til økonomi, gener og tidsplan.
Generalforsamlingen skal træffe beslutningen
Generalforsamlingen er der, hvor boligforeningen træffer den formelle beslutning.
Derfor skal materialet være klart.
Beboerne skal kunne se, hvad de stemmer om, hvilken økonomisk ramme der foreslås, og hvilket mandat bestyrelsen får, hvis projektet bliver vedtaget.
Guiden gennemgår også, hvordan beslutningsforslaget bør forberedes, så det ikke bliver for uklart eller åbent.
Det er afgørende, at bestyrelsen, administratoren og rådgiveren har afklaret roller, økonomi, flertalskrav og næste skridt, inden forslaget sendes ud.
Klare roller giver en bedre proces
Et byggeprojekt i en boligforening involverer ofte flere parter.
Bestyrelsen har ansvaret for processen og for dialogen med beboerne.
Den byggetekniske rådgiver leverer det faglige grundlag. Det kan være tilstandsvurdering, løsningsforslag, budgetoverslag, risikovurdering og materiale til beboermøde og generalforsamling.
Administratoren hjælper typisk med formalia, økonomi, indkaldelse, dagsorden, afstemningsregler, referat og kontraktgennemgang.
Når rollefordelingen er tydelig, bliver det lettere for beboerne at forstå, hvem der svarer på hvad.
Det gør også beslutningsprocessen mere overskuelig for bestyrelsen.
Forskellige projekter kræver forskellig forberedelse
Guiden handler om selve beslutningsprocessen, men forberedelsen afhænger også af, hvilken type projekt boligforeningen står overfor.
Ved projekter om klimaskærm kan det for eksempel handle om tag, facade, vinduer, altaner eller fugt i ydervægge.
Her er det vigtigt, at beboerne forstår bygningens tilstand, risikoen ved at vente og de tekniske valg, der påvirker levetid, økonomi og arkitektur.
Læs mere om klimaskærm her:
Komplet guide til klimaskærmsprojekter i boligforeninger
VVS-projekter kræver tydelig information om drift og adgang
Ved VVS-projekter kan beslutningen handle om varmeanlæg, brugsvand, stigstrenge, faldstammer eller ventilation.
Her fylder driftssikkerhed, adgang til boliger og gener under udførelsen ofte meget.
Beboerne vil typisk gerne vide, hvor længe arbejdet varer, hvornår der skal være adgang til boligerne, og hvordan projektet påvirker varme, vand eller afløb i hverdagen.
Derfor bør beslutningsgrundlaget være meget konkret.
Læs mere om VVS her:
Komplet guide til VVS-projekter i boligforeninger
Kloak og fugtsikring skal forklares visuelt og konkret
Ved kloak og fugtsikring er det ofte nødvendigt at forklare sammenhængen mellem symptomer, årsager og løsning.
Fugt, rotter, opstuvning, defekte kloakledninger eller problemer i kældre kan være vanskelige for beboerne at vurdere, hvis de ikke bliver forklaret med billeder, undersøgelser og konkrete eksempler.
Her bør bestyrelsen kunne vise, hvad der er undersøgt, hvad problemet skyldes, og hvordan løsningen reducerer risikoen for nye skader.
Læs mere om kloak og fugtsikring her:
Komplet guide til Kloak, dræn, fugt, og skybrudssikring
Når projektet er stemt igennem
Guiden beskriver også, hvad der bør ske efter generalforsamlingen, hvis projektet bliver vedtaget.
Når beboerne har godkendt projektet, skal beslutningen omsættes til en konkret aftale.
Rådgiveren udarbejder typisk en rådgiverkontrakt, som administratoren gennemgår med fokus på juridiske og administrative forhold.
Når bestyrelsen, administratoren og rådgiveren er enige om kontrakten, underskriver bestyrelsen og rådgiveren aftalen.
Derefter starter processen efter den tidsplan, der er aftalt i kontrakten.
Det betyder som regel, at projekteringen går i gang. Her bliver projektet bearbejdet mere detaljeret frem mod myndighedsbehandling, udbud, tilbudsindhentning og senere udførelse.
MMAKE’s guides skal gøre komplekse renoveringssager mere overskuelige
Den nye guide er en del af MMAKE’s samlede vejledning til bestyrelser i boligforeninger.
Her kan bestyrelser også læse om byggeprocessen fra idé til 1-års eftersyn, bestyrelsens ansvar under byggeprojekter og boligforeningens ansvar som bygningsejer.
Formålet er at give bestyrelser et mere praktisk overblik over de beslutninger, der skal træffes, før et projekt kan gennemføres.
Læs den samlede bestyrelsesvejledning her:
Vejledning til bestyrelser i andelsboligforeninger og ejerforeninger
En mere tryg vej fra idé til beslutning
For mange boligforeninger er byggeprojekter både tekniske, økonomiske og sociale processer.
Det handler ikke kun om at vælge den rigtige løsning. Det handler også om at skabe et beslutningsgrundlag, som beboerne kan forstå og have tillid til.
Med den nye guide ønsker MMAKE at hjælpe bestyrelser med at gøre processen mere overskuelig, så nødvendige vedligeholdelses- og renoveringsprojekter kan blive behandlet på et oplyst grundlag.
Hvem er MMAKE A/S
MMAKE A/S er en uvildig byggeteknisk rådgiver for andelsboligforeninger, ejerforeninger og boligforeninger i Storkøbenhavn. Vi rådgiver om renovering fra kælder til kvist og kører processen fra A til Z.
Vi er specialiseret i boligforeninger og hjælper bestyrelser med vedligeholdelsesplaner, komplekse renoveringssager og byfornyelsessager gennem fem fagafdelinger: BYG-Renovering (tag, vinduer og facade) – VVS – kloak og fugt – vedligeholdelsesplaner (som er digitale) – brand og konstruktioner. Den største afdeling er BYG-Renovering, som rådgiver om klimaskærmsprojekter.
Vi rådgiver fra de første tekniske vurderinger og digitale vedligeholdelsesplaner til projektering, udbud, byggeledelse, aflevering og opfølgning. Vi har løst mere end 1.500 byggetekniske opgaver, mere end 200 vedligeholdelsesplaner og bygger på over 20 års erfaring i byggebranchen.
