Det er ikke mange håndværkere, der har startet virksomheder for at lave papirarbejde og sende rykkere. Men der er til gengæld både medarbejder- og kundetilfreds hed at hente, hvis man får det gjort ordentligt.
Det fortalte konsulent Ditte Frandsen i et oplæg ved DM&E’s vidensdage, der torsdag og fredag i denne uge fylder Vingstedcentret ved Vejle med indlæg, oplæg og debatter.
Der er ingen, der ville lade være med at sende sine maskiner til et servicecheck. Hvorfor så lade være med sin administration?
Ditte Frandsen, LEAN-certificeret konsulent
Ifølge Ditte Frandsen ligger der nemlig en masse potentiale, der venter på at blive udlevet, hvis virksomheder får sat det administrative arbejde i system.
Mennesker er nøglen
Ditte Frandsen er LEAN-certificeret. Selv om LEAN har haft et lidt upopulært ry, efter det gik sin sejrsgang i 00’erne, så er der masser af tips at hente til både at blive mere effektiv som person og som virksomhed. Og det starter med menneskerne.
– Jo mere medarbejderene bliver involverede i deres egne opgaver, jo mere er de motiverede for at gøre det så godt som muligt, siger Ditte Frandsen.
Hun foreslår at alle ledere sætter sig ned og kigger på, hvad der er mest forstyrrende for dem. Spørg dig selv, hvilke opgaver du bruger mest arbejdstid eller energi på? Hvis de opgaver hænger i bremsen, fordi de er for svære, så overvej om du har ansatte, der er bedre egnede til at tage sig af dem, eller om man skal hyre ekstern hjælp.
Der er for eksempel ingen grund til at bruge en hel dag hver måned på at lave regnskab, hvis en ekstern bogfører kan klare det på en time. Den tid, man sparer, kan man bruge på at tjene penge i stedet, som Ditte Frandsen fortalte de tilhørende.
Arbejd med dine systemer
Udover at man skal motivere sine medarbejdere og sørge for, at de og en selv laver det, man er bedst til, så er det også vigtigt, at man udnytter de systemer, man har til rådighed.
– De fleste virksomheder har Office-pakken, men benytter sig kun af få af funktionerne. Man går glip af så meget ved ikke at lære at bruge de systemer, man har betalt for, så man kan få dem til at arbejde for sig, siger Ditte Frandsen.
Hun lagde også vægt på, at simple virksomheder har brug for simple systemer, men hvis en virksomhed vokser, så skal programmerne også være mere komplekse. Det giver god mening at have sig det i mente, hvis ens virksomhed begynder at vokse.
Når man vil ud og købe sig et nyt system, skal man dog være meget påpasselig med, hvad man køber. Får man ikke købt det rigtige, så kan det blive dyrt.
Sunde processer giver tid
En sidste ting er processerne – eller arbejdsgangene – i virksomheden. Det er nemlig vigtigt, ifølge Ditte Frandsen, at der er klare politikker og arbejdsgange definerede i tilfælde af, at en medarbejder bliver syg eller siger op.
Hvad sker der, når en kunde ikke betaler til tiden? Ifølge Ditte Frandsen er det vigtigt, at man sørger for, at man indretter sig, så virksomheden kan fortsætte uden enkelte medarbejdere. Alle medarbejdere er vigtige, men ingen må være uundværlige.
– Alle skal vide, hvad det er, de skal lave. Hvad gør man, når en medarbejder bliver syg, eller en faktura ikke bliver betalt til tiden? Der skal ligge nogle klare processer klar, og fremfor alt skal man gå med et mindset, der siger: “Hvad kan vi gøre bedre?,” siger Ditte Frandsen.
