Situationen er desværre velkendt: En ny bygning er færdig, og byggeriet overgår fra projektfase til drift. Og nogenlunde samtidig falder al den viden og erfaring om bygningen, som bygherren ligger inde med, på gulvet.
Hvilke krav stiller bestemte overflader til vedligeholdelse? Hvor ofte skal ventilationskanalerne efterses? Kan vi beregne, hvor mange kvadratmeter gulvrengøring, vi skal udlicitere?
For at undgå, at dyrebar viden går tabt, kan den type oplysninger lægges ind i en rum-database. Det samlede overblik gavner nemlig alle parter både før, under og efter overdragelsen af en bygning. Det oplyser Niras.
Erfaringer bevares
– Rum-databasen gør os stærke som rådgivere, og en facility management (FM)-organisation kan som alle andre nyde godt af vores erfaringer fra mange projekter, siger bygherrerådgiver Thorsten Falk Jensen fra Niras.
Thorsten Falk Jensen henviser til de databaser, som Niras-rådgiverne bruger til at understøtte de processer, et byggeri gennemlever fra de første streger til de færdige As Built-dokumenter.
Senest har Niras’ sygehusplanlæggere bistået Rigshospitalet med forundersøgelser, der for nyligt mundede ud i beslutningen om at sætte byggeriet af det nye specialiserede børnehospital BørneRiget i gang. Sammen med Rigshospitalets projektafdeling udarbejdede Niras også en meget omfattende rum-database. Basen dannede man dels på baggrund af oplysninger fra brugerne, dels på baggrund af de erfaringer, virksomheden efterhånden har samlet ind fra andre komplicerede institutionsbyggerier som universiteter og sygehuse, hvor Niras er bygherrerådgiver på flere af dem.
Detaljerede beskrivelser
Databasen beskriver alle rum i det nye hospital med oplysninger om personbelastning, medikoteknisk udstyr, tekniske installationer, krav til overflader og indeklima og flere andre detaljer.
– Fordelene ved en detaljeret rum-database er, at vi langt mere præcist og på et tidligt tidspunkt kan vurdere anlægsøkonomien i projektet og dermed betrygge vores klienter i, at deres projekt kan gennemføres inden for den afsatte ramme, siger projektdirektør i Niras, Mikael Skouby.
Mulighederne med rum-databasen og den tidlige involvering er også til at få øje på for en FM-afdeling, idet FM-medarbejderne kan deltage på brugermøder og få styr på deres arealer. De kan påvirke de informationer, de har brug for, i forhold til, hvad de forskellige rum skal bruges til, hvem der skal bruge dem, løsdele, rengøring og teknologi til driftsoptimering.
Letter overgangen
Når byggeriet er færdigt, overfører Niras let de strukturerede data til FM-afdelingens driftssystem.
– Vi hjælper med at overføre dataene, da overgange fra byggeri til idriftsætning er en kæmpeopgave, hvor to forskellige verdener mødes, siger Thorsten Falk Jensen.
Undervejs i den lange byggeproces er der sket meget, og det er vigtigt at få sorteret det væsentlige fra det uvæsenlige, skabe en god proces med at give kasketten videre fra bygherre til driftsherren og binde projekt- og driftsafdelingen sammen.
– Mange driftsherrer får ikke tilstrækkelig dokumentation for byggeriet, som de kan bruge i driften. Det kan denne rum-database være med til at understøtte sammen med den gode procesrådgivning, siger Thorsten Falk Jensen.
