Regnskabschef hos MiNALTAN, Nils K. Pedersen, kommer med den markante udmelding efter, at han er kommet i gang med at bruge Intempus og fundet ud af, hvor meget godt det har gjort for alle dele af virksomheden.
Intempus handler først og fremmest om at gøre arbejdsgange smartere og mere effektive snarere end at spare penge. Men som et andet Kinderæg er det nok de færreste, der brokker sig over at få alle tre ting på én gang.
Således heller ikke hos MiNALTAN, der er kommet med ombord og nu bruger Intempus’ app til digital tidsregistrering. Regnskabschef Nils K. Pedersen var på udkig efter et system med integration til både virksomhedens regnskabs- og lønsystem, og det fandt han altså i Intempus.
– Det så dejligt nemt og overskueligt ud, og så læste vi for nylig om, at der var kommet integration til Danløn, som vi bruger som lønsystem. Førhen brugte vi enormt meget tid på at godkende timerne i e-conomic og det var ikke særligt overskueligt. Bagefter trak vi så nogle lister ud af e-conomic og flettede nogle oplysninger sammen for så at taste dem ind i Danløn. Det er en hulens tidskrævende proces med mange risici for at begå fejl. Så vi ville dels gøre godkendelsesprocessen smidigere og samtidig få noget mere automatik ind. De behov kunne vi se, at Intempus løste, fortæller Nils K. Pedersen.
Han er ansvarlig for, at montørerne får deres løn hver 14. dag. Det er virksomhedens omtrent 60 montører, som bruger Intempus til at registrere deres timer, udlæg og diæter.
En stor del af dem kommer kørende fra Jylland til Københavnsområdet, hvor MiNALTAN opsætter deres altaner, og arbejder igennem i fire dage, inden de tager hjem igen.
Det får de et køretidstillæg for, og alt dette kan Intempus altså håndtere og servere på et sølvfad for regnskabs- og lønsystemet, samtidig med at medarbejderne på ingen tid kan registrere direkte fra deres smartphone, mens de foretager arbejdet og har det friskt i hukommelsen.
Nem opstart – bedre infrastruktur
Det kan være angstprovokerende at skulle implementere et nyt system i en stor virksomhed, men selvom Nils K. Pedersen kalder sig selv ‘forvænt’ med nem implementering, blev han alligevel overrasket over, hvor smertefrit det gik med Intempus. Han afleverede stort set bare en medarbejderliste.
– Så kom Intempus ud til et møde, hvor os fra administrationen og en projektleder fik lidt undervisning i systemet. Og så skulle vi efterfølgende lige følge op på et par ting, inden opsætningen var helt på plads, og vi kunne gå i gang, siger Nils K. Pedersen og fortæller, at de på hver lønkørsel sparer omtrent en hel dags arbejde for én medarbejder efter at have fået Intempus.
Samtidig er der også kommet en mere logisk opdeling i, hvem der godkender timerne for hvilke medarbejdere.
– Førhen var der én person, som godkendte. Nu er det lagt ud, så den enkelte projektleder er ansvarlig for at godkende sine egne montørers timer.
Det giver meget mere mening på den måde, for én mand kan ikke vide, hvad der har været af aftaler om, hvem der har været på arbejde i længere og kortere tid, når der er tale om 60 mand, siger Nils K. Pedersen, som med integrationen mellem Intempus og regnskabssystemet e-conomic er blevet i stand til at få øje på alle detaljerne i hver sags økonomi med e-conomics projektstyringsmodul.
– Omkostningerne fordeles ud på det enkelte projekt. Det er helt afgørende for, at vi kan vurdere, om det enkelte projekt går godt eller skidt.
Hvis vi bare hældte alle timerne ned i én stor kasse, kunne vi ikke vide, om hvert projekt gik godt eller skidt rent økonomisk, fortæller han.
Og apropos økonomi, så tøver Nils K. Pedersen ikke med at kalde Intempus for en økonomisk god investering:
– Vores udgift til Intempus tjener sig selv hjem. På flere niveauer. Dels fordi Intempus har sparet os for udgiften til et andet system, og dels på grund af tidsbesparelsen på administrationsarbejde. Alene den engangsudgift, der var til opsætning, er vel allerede tjent hjem, slutter han.
