Langt de fleste af de udfordringer, der gør nogle af vores bygninger alt for ressourcekrævende at drifte og vedligeholde, skyldes beslutninger, der er truffet meget tidligt i planlægningen eller i bygningens udformning.
Det gælder også for bygninger, der ikke er særligt gamle. Fejl og mangler i selve byggefasen har selvfølgelig også fatale konsekvenser for den efterfølgende driftsperiode, men en overraskende stor del af de udfordringer, som dem, der tager sig af bygningerne, efter de er bygget, oplever, er grundlagt langt tidligere.
Det kan f.eks. vinduer, der kun kan pudses via rappelling, filtre, der er placeret over besværlige lofter, eller stribevis af horisontale overflader, der laver utilsigtede hylder for støv og gammelt slikpapir.
Hvad er Facilities Management og hvorfor skal du vide det?
Hvis man vil luge ud i nogle af de ting, der gør bygninger unødigt ressourcekrævende at drifte, kan man f.eks. inddrage dem, der har erfaring med netop drift af bygninger, tidligt i processen.
Ofte aner man nærmest en lille nervøs sitren ved øjet, når man taler med designteams om driftsinvolvering.
Altså helt ligesom man inddrager de fremtidige brugere af huset, skal man inddrage driftspersonalet. Endda af de helt samme årsager:
Deres viden øger kvaliteten af projektet, inddragelsen øger ejerskab og forbereder den senere overtagelse og ikke mindst: Potentiale for at byggeprojektet kan fungere som en katalysator for innovation og forandring hos den involverede gruppe.
Det virker derfor også helt oplagt, at man bruger samme tilgang og proces for inddragelsen.
Nu er der hjælp til overgangen fra byggeri til drift
Min erfaring er dog, at mens processerne for brugerinddragelse er kreative og godt faciliterede, så er inddragelsen af driftspersonalet en del mere kedsommelig. Ofte aner man nærmest en lille nervøs sitren ved øjet, når man taler med designteams om driftsinvolvering.
Møder mellem designteams og driftspersonale ender ofte i en teknisk diskussion om konkrete materialevalg og løsninger, hvor driften enten godkender eller afviser forslag. Det resulterer i møder, der har mere karakter af forhandlinger, og hvor driftsfolkene hurtigt kan få en rolle som lyseslukkere for en masse sprudlende og spændende ideer for det nye byggeri.
Og derfra er det svært at få gejsten tilbage i samarbejdet, fra begge sider.
Kan vi gøre det bedre?
Ja. Selvfølgelig kan vi gøre det bedre, og samtidig mere inspirerende for både drifts- og designteam.
Og vi kan helt oplagt teste de samme faciliterede processer og redskaber, som vi har i spil til brugerinddragelse:
Udvikling af personaer, service-blue-print, bruger-rejsen og mange andre tiltag.
Et kæmpe uudnyttet potentiale: Første bygninger får svanemærket driften
Hvis vi skaber et mere åbent forum for udvikling, hvor driften ikke udelukkende fungerer som en godkendelsesinstans, men som en aktiv deltager i idéudviklingen, kan det føre til mere bæredygtige og innovative løsninger både i byggeprojektet og i den efterfølgende drift.
Driftspersonale og inddragelsesprocesser
Selvom driftspersonale måske ikke umiddelbart vil omfavne metoder som personas og service blueprints, kan en gradvis implementering af en mere dialogbaseret tilgang skabe bedre samarbejde mellem designteams og driften.
Erfaringen viser, at også brugere kan være skeptiske over for nye metoder i starten, men at det over tid kan føre til mere engagerede og kreative processer, hvor de korslagte arme for længst glemt.
For at forbedre integrationen af driftsviden i byggeprojekter er det derfor essentielt at tænke anderledes om driftens rolle i designfasen. Ved at tage ved lære af brugerinddragelsen kan vi skabe bedre bygninger, der ikke kun opfylder brugernes behov, men også sikrer en effektiv og fremtidssikret drift.
