I den nye udbudslov, som trådte i kraft ved årsskiftet, er udbud med forhandling en nyskabende udbudsform, der giver de offentlige og støttede bygherrer mulighed for at agere mere som de private. Ifølge Bygherreforeningen kan den tættere markedsdialog i udbudsprocessen bruges til, at parterne kan afstemme mange af de usikre forhold, der ofte fører til forsinkelser og fordyrelser. Derfor udgiver Bygherreforeningen nu ‘Drejebog for Bygherrer: Udbud med forhandling’, der viser vej og giver gode råd til, hvordan de offentlige og støttede bygherrer kan gribe udbudsprocessen an og dermed sikre godt købmandskab til gavn for markedet, brugerne og samfundsøkonomien.
Gevinster at hente
Drejebogen er en opfordring til at afprøve udbud med forhandling på egnede udbud. Ifølge Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning til udbudsloven kan udbudsformen anvendes til det, der ikke er hyldevarer.
Udbud med forhandling er særligt oplagt, hvis bygherren ønsker innovative løsninger.
Henrik L. Bang Direktør, Bygherreforeningen
– Udbud med forhandling er særligt oplagt, hvis bygherren ønsker innovative løsninger, eller hvis der er særlige forhold og tekniske specifikationer, der ikke kan fastsættes på forhånd. Den nye udbudsform giver god mulighed for at gå i dialog, så der opnås en fælles forståelse mellem parterne om opgavens karakter. Udbud med forhandling øger således begge parters mulighed for at høste gevinster, der foruden bedre priser og højere kvalitet i byggeriet også kan være til gavn for markedet, brugerne og samfundsøkonomien, siger direktør i Bygherreforeningen Henrik L. Bang.
Forhandling i udbudsprocessen er ifølge Bygherreforeningen en oplagt mulighed for, at bygherrerne kan opnå værdiskabende relationer og godt købmandsskab. Før gevinsterne kan hentes, skal bygherrerne dog have kompetencer inden for procesledelse, kendskab til markedet og vigtigst af alt en god forhandlingsskik. Det er en ny situation for mange offentlige og støttede bygherrer, og derfor udpeger drejebogen centrale kompetenceområder for bygherrerne.
Krav til bygherren
Drejebogen giver eksempler på konkrete forhandlingsforløb og påpeger, at udbudsformen kan være et værktøj til bedre samarbejde og færre ekstraregninger. Udbud med forhandling giver ifølge Bygherreforeningen nye muligheder for dialog, færre misforståelser, minimering af risici og understøtter bedre overensstemmelse mellem tilbudspris og den endelige økonomi i projektet.
De nye muligheder stiller imidlertid også nye krav til bygherrernes kompetencer. Det er således vigtigt, at bygherrerne formår at skalere forhandlingsprocessen til opgavens størrelse, så indsatsen står mål med resultaterne. Bygherrerne skal have fokus på egne såvel som forhandlingspartnerens transaktionsomkostninger og skal dermed kunne vurdere teknik og byggeprocesser, have kendskab til pris og marked samt erfaring med procesledelse og forhandling. Disse kompetencer belyses i drejebogen.
– Med drejebogen håber vi, at bygherrerne får det rette rygstød til at komme godt i gang med udbudsformen. Linjen for udbud med forhandling bliver defineret gennem de udbud, der kommer i markedet de kommende måneder, og drejebogen er således en opfordring til at sikre, at forhandlingen bliver kendetegnet ved åbenhed og tillid, siger Henrik L. Bang.
Bygherreforeningens udbuds- og konkurrenceudvalg har været initiativtager og bistået foreningens sekretariat i udarbejdelsen af drejebogen. Drejebogen bygger derfor på relevante erfaringer fra særligt de bygherrer, der under forsyningsvirksomhedsdirektivet længe har haft muligheden for forhandling. Drejebogen fokuserer særligt på totalentrepriseudbud, hvor tilbudsgiveren er entreprenør. Udbud med forhandling kan dog principielt anvendes i de fleste indkøbssituationer, og mange af anbefalingerne i drejebogen er derfor også anvendelige i andre typer udbud.
