Sådan virker Ordrestyring
- Ordrestyring er mobil platform til at håndtere al tænkelig administration for håndværkerfirmaer. Eksempelvis økonomi, tidsforbrug og materialer.
- Både det administrative personale eller håndværkerne kan hver især oprette en ny kundeopgave via app’en eller hjemme på kontorets computer.
- Når håndværkere er på kundeopgaver, klikker de via app’en på kunden, og skriver hvad tiden er brugt på og materialeforbruget. Tegninger og billeder kan uploades som dokumentation.
- På kontoret kan kolleger følge med i alt der er sket på opgaven, om der skal bestilles nye materialer, hvad opgaven har kostet, indtjening på opgaven, samt få et samlet overblik over virksomhedens samlede indtægter og udgifter.
- Der kan trækkes en automatisk generet faktura fra systemet.
- Ordrestyring er fuldt integreret med adskillige bogføringstjenester og lønsystemer, hvilket gør det muligt at autogenerere fakturaer og lønsedler samt få et samlet overblik over hele forretningens økonomi.
- Ordrestyring er integreret med Klarpris.dk – en tjeneste hvor man kan søge og bestille varer samt modtage EDI’er direkte i ordrestyring, og få overblik over hvor man kan få varerne billigst.
Brugervenlige IT-løsninger i hånden på håndværkerne er med stor sandsynlighed en af årsagerne til, at branchen har fået lettere ved at håndtere vækst, og i mange tilfælde kan undgå at ansætte administrativt personale.
Ordrestyring.dk, der er et markedsledende firma indenfor timesagsstyring til håndværkerne, har oplevet en så massiv interesse siden firmaets begyndelse, at de forbereder et indtog i Norge og Sverige.
– Vi har virkelig ramt noget i håndværkerbranchen. De får et hidtil uset overblik over forretningen, når de ansatte registrerer tid og materialer via mobilen, siger Carsten Schou Rasmussen, administrerende direktør hos Ordrestyring.dk.
Kraftig vækst
Idéen til den teknologiske løsning udsprang af en konkret problemstilling.
– Det startede med, at jeg fik en kop kaffe med en kammerat som er elektriker, og snakkede om, hvordan det var at drive hans forretning. Han fortalte, at han ikke altid fik faktureret det hele eller til tiden, og generelt ikke havde overblik over papirarbejdet. Og så tænkte jeg, at en med min baggrund godt kunne lave et simpelt system til ham. Så det fik jeg lavet, men så viste det sig, at min kammerat kendte en håndværker mere, som også gerne ville have sådan et system, fortæller Carsten Schou Rasmussen.
– Og så gik det ellers stærkt med, at håndværkerne begyndte at anbefale mellem hinanden, og så måtte programmet laves forfra, så det var skalerbart og anvendeligt for flere typer af håndværkere, siger Carsten Schou Rasmussen, der har oplevet eksponentiel vækst de sidste frem år. I starten af 2016 var de 18 medarbejdere. Ved årets udgang forventer de at være over 40.
Præcise fakturaer
Systemet har gjort en konkret forskel hos byggefirmaet Vangede Byg ApS. De blev kåret til Gazellevirksomhed for anden gang i 2015, og de er begejstrede brugere af Ordrestyring.dk’s IT-timesagsstyring.
– Ordrestyring har betydet, at vi er i stand til at håndtere en forretning i vækst, for hvis du har en lille håndværkervirksomhed, så oplever man typisk et stort kaos med administration og fakturering, mens forretningen vokser, siger Jonathan Wissing, stifter af Vangede Byg ApS.
Han har knap tyve mand ansat. Dem bruger han 12 timer om ugen på at administrere.
– Det er inklusiv alt; ind- og udgående fakturaer, sygdom, barsel, løn, skat, bogføring og årsregnskab. Før Ordrestyring.dk sejlede det, må jeg indrømme. Ordrestyring giver os mere præcise fakturaer, og det betyder, at privatkunder med ro i sindet kan se præcis, hvad der er sket undervejs, hvilke materialer, der er brugt, og hvad tiden er gået med. Man ender altid med den rigtige pris, og der er ikke mulighed for, at håndværkerne har rod i tingene. Det kunderne betaler for, er det, der er sket. Hvis min forretning blev fordoblet i størrelse, så skal jeg ikke ansætte flere administrerende medarbejdere på grund af, at det hele foregår automatisk.
Simpel app
Selvom IT-Analysen fra Dansk Byggeri i 2015 viser, at knap tre fjerdedele af byggebranchen stadig tidsregistrerer på papir, er der en klar stigning i IT-redskaber. Mens lidt over en tredjedel købte nyt IT-værktøj indenfor det seneste år i 2013, er det steget til knap halvdelen i 2015.
For at nye IT-redskaber skal få succes hos håndværkerne, er det ifølge Jonathan Wissing en fordel, hvis de går rent igennem hos medarbejderne.
– Medarbejderne har været meget positivt indstillede, og har oplevet det som en lettelse at skulle registrere tid og materialer via Ordrestyring-app’en. Nu skal de ikke sidde med timesedler og papirer i bilen og og lede efter kuglepennen og blokken. Det er en slags naturlig forlængelse af, at alle har smartphones, og man bare kan tage et billede af sin tommestok af noget, der måles på en arbejdsopgave og uploade det på en kundeopgave i app’en. Medarbejderne oplever det bare som en lille app, som de lægger alle informationer ind i – lige så simpelt som var det en musik-app. Så det positive ved Ordrestrying er, at det ikke fylder noget i dagligdagen, og er gået rent ind hos medarbejderne, siger Jonathan Wissing.
'; 
'; 
'; 
'; 
'; 
'; 
'; 
'; 
'; 
'; 
'; 
'; 
'; 
'; 
'; 
'; 
';
'; 
'; 
'; 
'; 
'; 
'; 
'; 
'; 
'; 
'; 
';
'; 
'; 
'; 
'; 
'; 
'; 
'; 
'; 
'; 
'; 
'; 
'; 
'; 
'; 
'; 
'; 
';